Trocar de contador sem virar dor de cabeça
A documentação é sua, não do escritório. O que pedir antes de sair e o que conferir depois de entrar.
Trocar de contador assusta mais do que deveria. A parte técnica é rotina. O que costuma dar problema é sair sem levar a documentação certa.
A regra que muita gente não sabe
Os documentos da sua empresa são seus. Balancetes, livros fiscais, declarações entregues, guias pagas e folha de pagamento pertencem à empresa, e o escritório anterior tem obrigação de devolver.
O que ele pode reter é o trabalho ainda não pago. Honorário em aberto trava a entrega da documentação, então acerte a pendência antes de anunciar a saída.
A lista do que pedir
- Balancetes e balanços dos últimos 5 anos
- Livros fiscais e contábeis do mesmo período
- Declarações entregues, com os recibos de transmissão
- Guias pagas dos últimos 12 meses
- Documentação completa da folha, incluindo eSocial
- Contrato social e todas as alterações
- Senhas e procurações eletrônicas em uso
Peça tudo em arquivo digital. Escritório que só entrega papel está tornando a conferência difícil de propósito.
O que o escritório novo deve fazer antes de assumir
Uma revisão dos últimos 12 meses, procurando três coisas: obrigação entregue fora do prazo, imposto calculado no anexo errado e divergência entre o que foi declarado e o que foi pago.
Essa revisão é onde aparece dinheiro. Imposto pago a mais pode ser compensado ou restituído, dependendo do caso. Imposto pago a menos é melhor descobrir agora do que numa fiscalização.
A parte formal
A troca em si é uma procuração eletrônica nova e a comunicação ao escritório anterior. Há também a distratação do contrato, respeitando o aviso prévio que estiver escrito nele, normalmente de 30 dias.
Não existe multa por trocar de contador, a menos que o contrato tenha cláusula de fidelidade. Leia essa parte antes.
O melhor momento
Janeiro é o mais limpo, porque o ano fiscal começa inteiro no escritório novo. Fora isso, qualquer mês serve, desde que a documentação venha completa.
Aqui a gente busca a documentação com o escritório anterior e faz a revisão dos 12 meses sem cobrar nada por isso.
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